หัวหน้างานคุณภาพ
กับทักษะการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ
การประชุม (meeting)
เป็นกิจกรรมสำคัญในการสร้างมาตรฐานการทำงาน
และสร้างทีมงานที่มีคุณภาพ ด้วยการมีเป้าหมายเดียวกัน
เพราะการประชุมจะช่วยให้ทุกคนได้รับทราบข้อมูล ข่าวสาร
ในบรรยากาศ และอารมณ์ของผู้ถ่ายทอด ณ เวลาเดียวกัน
ดังนั้นการประชุมจึงเป็นกิจกรรมสร้างสรรค์และส่งเสริมการทำงานเป็นทีมที่ดีมาก
เทคนิคการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ มีดังนี้
- ผู้นำการประชุม หรือหัวหน้างานคุณภาพ ต้องมีการเตรียมตัว เช่น กำหนดหัวข้อ และเป้าหมายให้ชัดเจน
- ผู้นำการประชุม ในฐานะหัวหน้างาน ต้องมีความเข้าใจในบริบทของตัวเองในการดำเนินการประชุม
- มีการกำหนดมาตรฐาน หรือกติกาในการเป็นผู้เข้าร่วมประชุมให้ชัดเจน
- มีการติดตามผลครั้งที่ผ่านมา และสำคัญคือ จับถูก ในทุกข้อมูลที่สมาชิกร่วมประชุมแจ้งอัพเดท
- ระหว่างการประชุม มุ่งที่การสื่อสารสร้างสัมพันธ์ (มิใช่สร้างเรื่องหรือสร้างศัตรู)
- ให้โอกาสทุกคนในที่ประชุมเสนอความคิดเห็น และรับฟังอย่างตั้งใจ
- สรุปการประชุม และมีการมอบหมายงานให้ชัดเจน
- กำหนดวาระการประชุมล่วงหน้าเสมอ

การประชุมที่มีประสิทธิภาพ ช่วยส่งเสริมภาพลักษณ์การทำงานเป็นทีมได้ดีมาก
สำหรับหัวหน้างานคุณภาพ ผู้นำที่มุ่งสร้างทีมเวิร์ค ต้องฝึกฝน และอดทนในการ
สร้างระบบการประชุมให้มีคุณภาพ นั่นคือคำตอบของ การทำงานเป็นทีมอย่างแท้จริง
อ.สุณิชชา ชอบชัย
สถาบันพีพีเลิร์นนิ่ง