หัวหน้างานคุณภาพ

กับทักษะการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ

การประชุม (meeting)

เป็นกิจกรรมสำคัญในการสร้างมาตรฐานการทำงาน

และสร้างทีมงานที่มีคุณภาพ ด้วยการมีเป้าหมายเดียวกัน

เพราะการประชุมจะช่วยให้ทุกคนได้รับทราบข้อมูล ข่าวสาร

ในบรรยากาศ และอารมณ์ของผู้ถ่ายทอด ณ เวลาเดียวกัน

ดังนั้นการประชุมจึงเป็นกิจกรรมสร้างสรรค์และส่งเสริมการทำงานเป็นทีมที่ดีมาก

เทคนิคการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ มีดังนี้

• ผู้นำการประชุม หรือหัวหน้างานคุณภาพ  ต้องมีการเตรียมตัว เช่น กำหนดหัวข้อ และเป้าหมายให้ชัดเจน
• ผู้นำการประชุม ในฐานะหัวหน้างาน ต้องมีความเข้าใจในบริบทของตัวเองในการดำเนินการประชุม
• มีการกำหนดมาตรฐาน หรือกติกาในการเป็นผู้เข้าร่วมประชุมให้ชัดเจน
• มีการติดตามผลครั้งที่ผ่านมา และสำคัญคือ จับถูก ในทุกข้อมูลที่สมาชิกร่วมประชุมแจ้งอัพเดท
• ระหว่างการประชุม มุ่งที่การสื่อสารสร้างสัมพันธ์ (มิใช่สร้างเรื่องหรือสร้างศัตรู)
• ให้โอกาสทุกคนในที่ประชุมเสนอความคิดเห็น และรับฟังอย่างตั้งใจ
• สรุปการประชุม และมีการมอบหมายงานให้ชัดเจน
• กำหนดวาระการประชุมล่วงหน้าเสมอ

การประชุมที่มีประสิทธิภาพ ช่วยส่งเสริมภาพลักษณ์การทำงานเป็นทีมได้ดีมาก

สำหรับหัวหน้างานคุณภาพ ผู้นำที่มุ่งสร้างทีมเวิร์ค ต้องฝึกฝน และอดทนในการ

สร้างระบบการประชุมให้มีคุณภาพ นั่นคือคำตอบของ การทำงานเป็นทีมอย่างแท้จริง

อ.สุณิชชา ชอบชัย

สถาบันพีพีเลิร์นนิ่ง